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¡Te dejamos ir 2022! – A year in review

Se fue el 2022 y damos la bienvenida a este 2023 que promete mucho, pero antes no queríamos dejar de hacer un “recap” de todo lo que se logró este último año. Para darle una despedida final, recopilamos las mejores actualizaciones de Zoho y Google que cambiaron el día a día de sus usuarios. Ayudándoles a optimizar sus procesos y llegar lejos junto a sus herramientas. 

 

Desde Etixen, también crecimos y acompañamos junto a Zoho y Google a nuestros clientes. Poniendo nuestros conocimientos y esfuerzos para que cada cliente pueda optimizar sus procesos y conocer las nuevas actualizaciones que se fueron desarrollando.

 

¿Quieren conocer cuáles fueron las actualizaciones estrella del año? ¡Allá vamos!

Suite Google Workspace

Google trabajó constantemente durante todo el año para brindar una Suite lo más completa posible y facilitar el uso a sus usuarios, haciéndola más accesible y colaborativa.

 

Uno de sus grandes avances fueron los chips inteligentes, los cuáles se pueden utilizar en varias de sus herramientas. ¿Para qué? Para unificar información, etiquetar a responsables, organizar proyectos y mucho más.

 

Por otro lado, a lo largo del año fue mejorando la búsqueda de información en Google Drive, Chat y Gmail. Permitiendo utilizar chips y palabras claves que segmenten la búsqueda y ayudandote a encontrar lo que buscabas lo más rápido posible. ¡Gracias por pensar en nosotros Google!

 

Nota: Cabe destacar la nueva interfaz optimizada de Google Workspace, permitiendo un uso más ordenado y simple.

 

Proyectos en Google

Para ayudarnos a ser más organizados y colaborativos. Google lanzó actualizaciones como timeline en Hojas de cálculos, chips inteligentes, asignación de tasks, tablas con elementos especiales en Google Docs, etc. 

 

Entonces, junto a Google Docs y Sheets podés realizar un seguimiento en equipo de un proyecto en específico, coordinando tareas, reuniones de Google Calendar, actualizando el estado de ciertos procesos, etiquetando personas, enlistando las tareas a realizar, y muchísimo más.

 

Además, podés recibir notificaciones cuando se realicen cambios en Documentos, permitiendo un seguimiento perfecto de cada proyecto.

 

Timeline de Hoja de Cálculo:

El día a día en Google:

Para optimizar la comunicación al máximo, se estuvo trabajando sobre los espacios en Google Chat. Permitiendo obtener un resumen de una extensa conversación dentro de un espacio. De esta manera podés trabajar de forma más rápida y facilitar el ida y vuelta.  Además, podés asignar o asignarte tareas sobre una conversación determinada. 

 

Por otro lado, uno de sus últimos lanzamientos fue la función “No interrumpir” que te permite configurarla en ciertos horarios ya sea para desconectar del trabajo luego del horario laboral, poder concentrarse en proyectos importantes sin interrupciones o tomarse un break durante el día. 

 

¡Lluvia de emojis! Sin duda, fue el año de los emojis en Google. Ya sea en documentos de Google, correos y en conversaciones por chat pudimos agregar un poco de diversión a nuestros textos con algún emoticón, haciéndolos más empáticos e informales. Además, en Chat podemos crear nuestros propios emojis ¡Muy divertido!

 

¡Conocé el beneficio de usar emojis en tus comunicaciones!

 

Mucho más que una reunión agendada en Calendar

¡Cuantos cambios! Google Meet y Calendar fueron los preferidos del 2022. Hubo tantas actualizaciones y funcionalidades nuevas que necesitaríamos realizar una novedad entera solo sobre estas herramientas. Pero no te preocupes, te lo resumimos

 

A partir del año pasado, los eventos y reuniones en Google Meet cuentan con informe de asistencias, lista de invitados para ver quienes faltan sumarse a la reunión, preguntas y respuestas anónimas para facilitar la interacción en un evento, notas de la reunión donde pueden acceder todos los invitados (una excelente forma de organizar los temas a ver en la misma) y por último, la posibilidad de presentar Google Slides desde Google Meet, pudiendo manejar la presentación desde la reunión.

 

Todos estos nuevos elementos, así como las grabaciones, ahora se pueden compartir automáticamente con los coanfitriones, configurándolo previamente en el evento desde Calendar.

¡Luces, cámara y acción! Otra gran mejora fue la visibilidad de las cámaras, la reducción de ruido en los micrófonos y, por supuesto, los divertidos efectos interactivos.

Finalmente, Google siguió pensando en nosotros y nos dio la función “Tiempo de concentración” en Calendar para poder dedicar cierto tiempo del día a un proyecto rechazando automáticamente o no invitaciones a reuniones. ¡Tip buenísimo para hacer más productivo tu día!

 

Correos rápidos

Desde Gmail podés crear plantillas de correos para luego poder volver a utilizarlos de forma recurrente. ¡Mucho más rápido y sencillo! Por otro lado, podés colaborar con otros usuarios en Documentos de Google para crear y enviar un correo electrónico.

 

¿Estamos todos cansados de reescribir correos? Chequeá este Reel

 

Mejoras para administradores

Google no dejó de optimizar su Suite para que los administradores sean cada vez más dueños de su organización, pudiendo personalizar y adecuar las configuraciones a medida. Además les otorgó el control necesario para que puedan mantener una seguridad óptima.

 

Ver tutorial: ¿Cómo configurar un filtro Antispam agresivo?

 

¿Qué pasó con Zoho?

Podemos decir que fue un gran año para Zoho, logrando una de las integraciones más esperada por los usuarios. ¡Whatsapp y CRM!

La actualización estrella claramente es la integración con Whatsapp, no solo en CRM sino en Desk también. Logrando un ida y vuelta más dinámico con el cliente y obteniendo todo el historial de conversación en un mismo lugar.

 

Esta integración te notificará, vía Sales Signals, cuando tu negocio reciba nuevos mensajes; te permitirá configurar respuestas automatizadas para las preguntas frecuentes, y enviar documentos, como cotizaciones, en un solo clic. 

 

Spoiler alert: Se esperan nuevas actualizaciones para el 2023.

 

Ver tutorial: Cómo integrar Zoho CRM con Whatsapp sin costos adicionales

 

Marketing y Zoho

Zoho Social presentó grandes actualizaciones integrándose con Tik Tok. Además, permitiendo programar otros formatos como Youtube Shorts, Reels y Stories. ¡Un antes y después para los equipos de Social Media! 

 

Además, ahora podés añadir tu cuenta de Pinterest y crear, programar o publicar pins.

 

Siguiendo con el área de Marketing, Zoho Campaigns lanzó la actualización “Tópicos” permitiendo a los suscriptores elegir qué temas les interesan para recibir correos. De esta manera, se pudo disminuir la tasa de rebote y aumentar el CTR. ¡Un gran avance en la plataforma! 

 

Dejamos para lo último, un nuevo producto de Zoho: Zoho Landing page. Ya con el nombre, se imaginarán de qué trata. Entre la gran suite de aplicaciones de marketing, faltaba una función crucial que todos usamos: las landing pages, ideales para promover campañas específicas.

 

Con Zoho Landing Pages se pueden crear páginas de destino en minutos, ya sea mediante plantillas o con un diseño personalizado, gracias a su interfaz de arrastrar y soltar.

 

También se puede incluir fácilmente dentro de tu sitio web, con la opción de usar un dominio personalizado; o añadir la meta etiqueta noindex con un clic, para evitar que  la página sea indexada por los motores de búsqueda.

¿Cómo acompañamos desde Etixen?

Nosotros también vivimos muchos cambios positivos durante el año.  Logramos terminar más de 80 proyectos en el año con el apoyo de Google y Zoho. Además, nos aliamos con Totvs, convirtiéndonos en partners para brindar una mayor cantidad de productos que se adecuen a cada rubro.

Finalizamos el año con un feedback excelente por parte de nuestros clientes que nos deja orgullosos de nuestros equipos y preparados para darlo todo este nuevo año.

Si querés conocer más sobre nosotros y las herramientas con las que trabajamos. Nuestros especialistas pueden resolver todas tus consultas. ¡Contactanos!

Contactanos

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Si querés ver un resumen del evento, te invitamos a ingresar aquí.

Empecemos por el principio:

Gabriel Paradelo (CEO de Etixen) nos comentó que hoy en día, un 41% de la fuerza laboral global considera dejar su empleo actual. A su vez, un 53% de los empleados priorizan la salud y bienestar sobre el trabajo. Ante este escenario, un 52% de las empresas en LATAM automatizan sus procesos generando una alta competitividad.  (Fuentes: Forbes – NTT Data)

Gabriel Paradelo exponiendo los desafíos actuales en RR.HH.

Los líderes de los departamentos de recursos humanos se encuentran bajo una gran presión. Y se han convertido en un actor clave en el éxito de las organizaciones si pueden atraer y retener el talento adecuado. Independientemente del nombre del rol, ya sea “Gerente de Recursos Humanos”, “Director de Recursos Humanos”, “Socio de Recursos Humanos” o “Líder de Recursos Humanos”, lo relevante es que esta persona pueda hacer lo que se supone que debe hacer. Y eso es: dar el mejor servicio a la plantilla de la empresa, con la mayor eficacia posible en su equipo de RR.HH.

Entonces ¿Cómo lo hago?

La respuesta es clara: automatizando los procesos clave.

Comencemos por nombrar los beneficios que esto trae:

• Agiliza la toma de decisiones y la autonomía del personal (sin necesidad del área de IT).
• Brinda una ventaja competitiva a la empresa en el mercado.
• Optimiza procesos y tiempos.
• Permite a las personas ocuparse de tareas con mayor valor.
• Aumenta la reputación de la marca empleadora: por ejemplo, permite dar feedback al postulante de manera automatizada y personalizada.
• Permite rendir cuentas con un gran proceso de auditoría.

Si te preguntás , ¿Qué procesos puedo automatizar?

Te contamos algunos de los que Micaela Suárez (CRO en Flokzu) mencionó y explicó en nuestro evento.

Micaela Suárez exponiendo los procesos que pueden automatizarse.

Procesos:

• Puestos vacantes.
• Solicitud de licencias de empleados.
• Evaluación de Rendimiento de empleados.
• Onboarding y offboarding de nuevos empleados.
• Viáticos: registrar los gastos.
• Solicitud de préstamos para empleados.

Te invitamos a imaginar ese entorno, donde trabajar es simple.

Ahora bien ¿Cómo lograrlo?

Micaela también nos contó acerca de Flokzu, herramienta BPM Cloud de la que somos partners.

¿Qué es?  

Una Suite de BPM en la nube es un software que resuelve completamente la automatización de un proceso de negocio, y lo hace de forma enteramente desde la nube, sin requerir instalar o realizar configuraciones complejas.

En particular, Flokzu BPM en la nube, permite modelar cada proceso de negocio gráficamente, ejecutarlo y que los participantes completen las tareas, y finalmente generar automáticamente indicadores de rendimiento en tiempo real e históricos para analizar cómo está funcionando el proceso.

Sus ventajas:

• Low code – No code (No requiere conocimientos de programación).
• Para empresas de cualquier tamaño.
• Facilidad para que cualquier persona retome el proceso.

Ahora, hablemos un poco más de lo que fue el evento.

¿Qué hicimos? ¿Por qué fue importante? ¿Qué conocimientos se llevaron? ¿Cómo obtenerlo?

Marcelo Urcioli (Quality Assurance Manager en Opendev) nos mostró su proceso de recruiting y alta de colaborador. Integrado a través de Zapier con todas sus herramientas de negocio, del cual obtienen reportes y aprobaciones para el alta. Resumimos su experiencia con un fragmento de lo conversado:

“Nuestro CEO vio la necesidad de comenzar a utilizar procesos para garantizar la calidad y minimizar la dependencia en las personas. Así, se decide en implementar un modelo de calidad y de mejora continúa. Analizamos CMMi y también ISO en ese momento y nos inclinamos por la implementación de dicha norma. Crecer, cuesta, duele y no es lo mismo ser 15 personas que más de 60 personas. Más allá de la norma, fue necesario comenzar a utilizar diferentes herramientas que nos permitiera simplificar los procesos, utilizamos en un principio JIRA, Monday, la suite de Google, etc. pero nos faltaba algo que uniera, que nos facilitara un flujo automático para poder ejecutar todas las tareas necesarias de los procesos. Es así, como se comenzó a pensar en utilizar un BMP. Estuvimos investigando (siguiendo el proceso de compras críticas) y evaluamos 3 herramientas, una de ellas, Flokzu. Nos inclinamos por Flokzu, por ser una empresa que está más cerca nuestro no solo por la ubicación geográfica (Uruguay) sino también por tener un partner en Argentina  y porque sería más fácil ante un problema poder escalar y obtener una respuesta rápidamente. Los otros productos eran de multinacionales. Por suerte no nos equivocamos, realmente ante cada consulta o situación hemos encontrado una respuesta rápida, precisa y generosa de parte del equipo de Flokzu”

Continuamos por la DEMO

Roni Sakson (Business Developer & Partner Manager en Flokzu) nos brindó una demo de la solución, implementando en tiempo real un proceso de RR.HH.

Si quisieras ver una demostración de la solución, también podemos brindártela online. Además, nuestro equipo de consultores puede evaluar tus requerimietnos para automatizar los procesos de tu empresa.

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La entrada ¿Por qué eligirías automatizar los procesos de RR.HH? se publicó primero en Etixen.

Según la encuesta de Prudential (Financial’s Pulse of the American Worker), un 26% de los trabajadores estaban planeando cambiar su trabajo luego de la pandemia, 80% de ellos lo hacían porque les preocupaba su crecimiento profesional.

Actualmente, a la hora de contratar personal no solo hay que tener en cuenta qué salario se les ofrecerá, gran parte de ellos están aún más preocupados por los beneficios que brinda la empresa (Días libres, balance entre la vida personal y el trabajo, planes de carrera, entre otros). Esto genera que los recruiters deban re-pensar las formas de contratación. 

Además, como se ha debatido arduamente en las redes sociales en el último tiempo, los postulantes esperan un feedback de la empresa con la que tuvieron entrevistas.

Todo esto, sumado a un fenómeno de gran rotación en las empresas (Sobre todo en las de software) demanda demasiado tiempo al personal de Recursos Humanos. Quienes se ocupan de algo esencial en una empresa: el talento.  El problema es que muchas veces no cuentan con las herramientas, recursos y presupuesto para hacer su trabajo y maximizar sus resultados.

Veamos un ejemplo…

Supongamos que el equipo de recursos humanos consigue contratar a la persona ideal luego de una ardua competencia con otras empresas. La contratación inicial es solo el principio, luego el nuevo colaborador, realiza varios pedidos al depto. de recursos humanos:

• Entrenamiento en herramientas
• Rendición de gastos para que se le reintegren
• Solicitud del set-up inicial
• Firma de contratos
• Alta de licencias

Todo esto, se realiza mediante correos que tardan en ser respondidos. Cuando el nuevo empleado reclama las solicitudes, demanda tiempo extra encontrar el estatus de cada una.

Esto afecta a empresas de gran tamaño así como a medianas y pequeñas empresas. En el último grupo, muchas veces no tienen un departamento de Recursos Humanos, y se empieza a delegar esta tarea a cargos jerárquicos de cada área.

¿Cómo mejorarlo?

Hace algunos años surgieron las plataformas low-code, como Flokzu, que permiten digitalizar procesos y flujos de trabajo automatizados sin programar (codificar), y sin conocimientos informáticos o configuraciones complejas. El área dejará de depender de IT para poder mejorar la gestión del departamento de Recursos Humanos y cumplir el objetivo de captar y retener al mejor talento.

Agilizar la toma de decisiones y procesos, para que el personal de RRHH se pueda enfocar en tareas de mayor valor, genera una ventaja competitiva para el negocio. Para potenciar tu marca empleadora, hay varios procesos descritos en este artículo con ejemplos concretos. 

Procesos claves del área de Recursos Humanos:

• Solicitud de nueva posición

Este proceso puede ser muy sencillo o complejo dependiendo de la organización/posición. En los casos más comunes: los candidatos comienzan el workflow completando sus datos en un formulario (El mismo puede estar en tu web, enviarlo por correo, LinkedIn, entre otros). Este almacena los datos en Flokzu como una instancia de proceso nueva y centraliza todas las postulaciones. Luego, automáticamente se disparan las instancias necesarias para las entrevistas (Con campos a completar por los recruiters). Los entrevistadores también pueden adjuntar evaluaciones o test, hojas con comentarios o cualquier archivo que deseen. Incluso pueden intercambiar comentarios. Se automatiza el feedback al candidato en cada etapa (Para disminuir la ansiedad).

• Solicitud de vacaciones

El proceso de solicitud de vacaciones es uno de los más utilizados en los departamentos de RRHH. Automatizarlo ayuda a planificar las ausencias y notificar a las áreas involucradas, delegar tareas, entre otros. Además, los empleados cuentan con Flokzu (Herramienta con interfase amigable) para solicitar, dar seguimiento y conocer el estado de su solicitud.

• Evaluacion de desempeño

Las organizaciones han notado que evaluar el desempeño es clave para mejorar y dar reconocimiento. Es por ello que cada vez es más común, pero no por ello menos complicado. Implica un gran número de tareas encadenadas y acciones coordinadas entre diferentes personas. Sin automatizar este proceso, se necesita mucho tiempo y esfuerzo. Al formalizarlo en una herramienta de flujo, es simple de llevar a cabo. Las personas solo deberán preocuparse por evaluar a la persona, el resto, queda en manos de la solución.

• Entre otros.

Beneficios tangibles

• Aumenta la satisfacción de los empleados: la solución evita que pregunten varias veces por cada solicitud. Se les notificará automáticamente el estado de su solicitud cuando esta avance.
• Incrementa la independencia y productividad de RRHH: evita la pérdida de papeles/mails, y el responder las consultas de cada empleado sobre sus solicitudes.
• Mejora los procesos: es posible obtener KPI’s, por ejemplo el tiempo insumido en cada etapa, para así mejorar las decisiones de gestión.
• Mejora la auditoría y trazabilidad. Flokzu permite contar con trazabilidad absoluta de quién hizo qué y cuándo.

Si querés conocer más acerca de cómo la automatización de procesos puede potenciar el área de Recursos Humanos…

El 25 de Agosto de 10 a 12hs brindaremos un Workshop Presencial en Working&Co Palermo, junto a Flokzu. Mostraremos un caso real y automatizaremos procesos juntos.

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La entrada Automatización de procesos en RRHH – Potenciá tu marca empleadora se publicó primero en Etixen.

Pero lamentablemente, los cliente no duran para siempre. La última etapa es la de offboarding y debemos asegurarnos de terminar la relación con el cliente de la mejor forma posible.

Tanto por que pueda volver en el futuro, como por lo que dirá sobre nuestro producto, servicio o empresa.

¿Qué procesos hay que tener en cuenta?

• Completar los cobros. Es importante asegurar que el cliente cumpla con todas sus obligaciones cuando deja de utilizar nuestros productos o servicios, y en particular con los pagos pendientes. Por ello, conviene tener un proceso formal para la cobranza de quienes dejan de ser nuestros clientes. Deberá contar con diferentes tareas y alertas para asegurar que cada acción se realice en tiempo y forma.
• Eliminar el acceso revocar permisos, terminar el servicio. Un error típico, es olvidar revocar todos los accesos, permisos y servicios prestados al cliente que se marcha. Puede que el cliente tenga solo uno, o varios que no son primordiales y nos olvidemos de ellos. Flokzu permite definir este proceso, con una checklist de los accesos a revocar o permisos a quitar, y que además tener auditoría de quién completó esa lista. De esta forma nos aseguramos de dejar de brindar un servicio que no está siendo pago.
• Permitir exportación de datos Este punto aplica especialmente a los servicios que almacenan datos de los clientes. El cliente debe poder siempre poder exportar sus datos. Es su derecho. Pero además, sería una pésima imagen y experiencia para el cliente si el proveedor retuviera sus datos o intentara utilizar esto como un ancla para retenerlo como cliente.
• Eliminar información confidencial En los casos en que exista un acuerdo que obligue a eliminar la información confidencial, debe existir un proceso formal y auditable para asegurar que toda la información sensible es devuelta a la otra parte.

2 buenas prácticas para el offboarding de clientes

1. Hacer memorable la salida del cliente

Un buen proceso de salida trata a los clientes con calidez, sin importar la razón de su salida. Recordar todo lo que lograron con tu product/servicio como un logro para la empresa tamboén. ¿Quién sabe? Todo este asunto puede hacer que tus clientes regresen a la organización como un bumerán.

Además, una despedida memorable hará que los clientes hablen positivamente de su experiencia y esto, a su vez, aumentará el valor de tu marca.

2. Prevenir las caídas de productividad

Cuando un cliente se va, las actividades cotidianas suelen verse interrumpidas por quienes deben ocuparse de este proceso. Como resultado, habrá una caída considerable de la productividad. Por ello, recomendamos automatizarlo.

Para finalizar la serie de novedades, te contamos cómo medir tus esfuerzos.

¿Qué medir en todos los procesos?

El éxito que tiene el cliente utilizando nuestros productos o servicios es difícil de medir, principalmente por que es en la práctica imposible acceder a esa información de forma directa y objetiva.

Sin embargo, podemos utilizar indicadores de rendimiento (KPI’s) indirectos, que sean parte de los procesos para el éxito del cliente descritos previamente, y que nos ayuden a tener una visión lo más objetiva posible de cómo está cada uno de nuestros clientes.

• Retención: Tasa de Abandono, mide cuántos clientes están abandonando nuestro servicio. Se mide luego que el cliente ya se fue.
• Retención: Ingreso recurrente mensual mide cuánto está gastando el cliente cada mes. Este indicador nos permite ver si está gastando más, igual o menos. Tiene sentido cuando se compara con periodos anteriores (mes anterior, trimestre, año anterior). Se puede actuar en consecuencia de esta métrica.
• Satisfacción: Puntaje de Promotor Neto mide la probabilidad de que un cliente recomiende una empresa, un producto o un servicio a un amigo o colega.
• Satisfacción: Puntaje de Satisfacción del Cliente mide cómo los productos o servicios cumplen o superan las expectativas del cliente. Según los resultados, es viable realizar un plan de mejoras.

Próximamente realizaremos un evento presencial junto a Flokzu, donde mostraremos la resolución de automatización de procesos en tiempo real. ¿No te lo querés perder? [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column text_align=”center” width=”1/1″][minti_button link=”https://www.etixen.com/es/contacto/” target=”_blank” color=”color-2″ size=”medium”]CONTACTANOS[/minti_button][/vc_column][/vc_row]

La entrada Buenas prácticas para tus procesos de offboarding se publicó primero en Etixen.

Es de conocimiento común que la atención al cliente después de la compra es esencial para construir la relación en el tiempo.

Este proceso se encarga de guiar al comprador hasta el mejor resultado inicial posible. Busca que cada uno de sus pasos, usando tu producto o servicio, sea una victoria.

Procesos clave dentro del onboarding

• Alta del cliente: este proceso puede ser muy simple o complejo dependiendo del tipo de producto o servicio. Abarca desde la firma del contrato o suscripción, la configuración inicial de ese cliente (Por ejemplo, el setup de la herramienta), la entrega de accesos, entre otros. Es importante contar con una auditoría formal de este proceso.
• Bienvenida: la bienvenida debe ser adecuada y personalizada, sea mediante una reunión inicial, demostración del producto o sesión de trabajo conjunto. También puede ser útil que se disparen correos por eventos, por ejemplo cuando el usuario utiliza una funcionalidad relevante de tu producto o servicio.
• Entrenar: implica asegurarse que el cliente pueda utilizar el producto o servicio de la forma correcta y alcanzando los resultados buscados.
• Logros rápidos: se busca que el cliente rápidamente logre obtener resultados que avalen su decisión de haber adquirido nuestro producto o servicio.  Eventualmente, también inspira confianza en quienes no estaban del todo seguros con la compra.

Es importante que en este proceso se modelen formalmente todas las tareas del equipo para evitar perder tiempo, generar errores y una mala comunicación del team.

3 buenas prácticas para el onboarding de clientes

Conocer a tu cliente

Esto es esencial en cada área de una empresa, pero en este momento, si la investigación no es adecuada probablemente el proyecto fracase.

Hace falta conocer sus problemas para poder ofrecer soluciones. Para que el producto / servicio efectivamente se adapte a él.

De nada sirve venderles algo que luego no usarán.

Conocerlo en la etapa previa a la venta, durante la venta y después de la misma debe estar entre tus prioridades. Esto te ayudará a personalizar el proceso de onboarding.

Personalizar el proceso

Cada usuario tiene realidades y preferencias diferentes. ¿Te imaginás qué pasaría si las empresas ofrecieran un solo método de envío? ¿Una misma comida en un restaurante?

Darío puede preferir vídeos explicativos sobre todas las características del servicio/aplicación, mientras que Anabela prefiere asistencia 1 a 1 mediante videoconferencia a la hora del onboarding.

Tu equipo debe estar preparado.

Acompañar

Dejar al cliente a la deriva nunca fue una opción.

Si el cliente ha comprado tu producto o servicio es para obtener grandes resultados tan pronto como sea posible.

Acompañarlo a su primer éxito o aconsejarlo, hará que valga la pena su inversión.

Supongamos que ofrecés una aplicación para aprender inglés y que tu cliente contrató el servicio con la esperanza de mejorar su nivel antes de fin de año.

Para lograr este objetivo, el primer paso que debe dar es nivelarse y comenzar a utilizarla.

• Podés crear un tutorial super sencillo sobre cómo realizar la evaluación y los puntos a tener en cuenta. Explicando la dinámica de la aplicación. Por otro lado, felicitalo en cada paso. Las recompensas son esenciales para la motivación.
• Luego de unos días consultá qué ayuda necesita y cómo está siendo su experiencia. Brindale una clase o espacio particular adecuado a sus objetivos.

Modelar los procesos en Flokzu ayudará significativamente, permitiendo ver todas las tareas que se deben realizar, y sus precedencias, en un modelo gráfico e intuitivo. Además, la herramienta permite automatizar los procesos para evitar errores humanos.

Contamos con especialistas en la solución que pueden personalizarla a medida y asesorarte[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column text_align=”center” width=”1/1″][minti_button link=”http://www.etixen.com/es/contacto/” target=”_blank” color=”color-2″ size=”medium”]CONTACTANOS[/minti_button][/vc_column][/vc_row]

La entrada 3 buenas prácticas para el onboarding de clientes se publicó primero en Etixen.

Muchas empresas, tienen sus propios sistemas de entrega y procesos, pero no tienen un control sobre ellos. Por lo que, lo que pasa en el medio, queda sin reglas de juego. Dejar esto a la deriva, con personas con tareas muchas veces innecesarias, puede resultar en no alcanzar los KPIs propuestos.

¿Te encargás de gestionar los proyectos? ¿Te preguntás qué recomendación podemos darte? 

Recomendaciones

Buscar la mejora constante. Cuando las personas están inmersas en los procesos, muchas veces no ven los retrasos y tareas innecesarias. Por ello, es importante implementar un automatizador de procesos BPM, que esté en la nube.

¿Por qué? verás todo el proceso diseñado (modelado) y tendrás informes de cada parte de él. Además, al estar en la nube, tendrás acceso desde cualquier lugar.

Lograrás la automatización de flujos de trabajo para equipos de alto desempeño poniendo tareas recurrentes en piloto automático, sin necesidad de programar ni ocupar infinitas horas de consultoría.

Pongamos un ejemplo, sos el encargado de llevar a cabo el proyecto de rediseño de un producto para tu empresa. Para el mismo, tendrás que involucrar a casi todas las áreas de tu empresa: ventas, administración, marketing, ingeniería, soporte, entre otras. No solo eso, sino que tendrás que interactuar diariamente, medir sus tiempos y conocer el estado de sus tareas. ¿Cómo se resolvería eso? Con la cadena de mails infinita, llamados y reclamos de tareas para avanzar.

Los mails y los llamados, ocupan tiempo valioso de cada recurso que no puede focalizarse en el proyecto. Al plasmar el proyecto en una plataforma BPM, se identifican estas tareas innecesarias, que pueden ser realizadas y automatizadas por la plataforma y muchas más. Incluso, la misma puede emitir alertas cuando hay retrasos o algo anda mal.

Ganar tranquilidad a su vez que optimizás el área, también es valioso.

Algunos ejemplos más:

Solicitud de suministros

¿Cuál plataforma recomendamos? Flokzu 

Para conocer más acerca de la metodología BPM y la herramienta, podés ver nuestra serie en Youtube “Entendiendo Flokzu – primeros conceptos de procesos BPM” 

Beneficios

• Todo tu equipo tendrá plantillas para completar las tareas. Resultando en que solo haya tareas necesarias y que su corrección y tiempo sea similar. Habrá consistencia en tu proyecto.
• Seguimiento de los procesos de trabajo. El dashboard en tiempo real te permite estar informado de las instancias de los procesos en curso, su estado y, lo que es más importante, de los retrasos o bloqueos que requieren tu atención.
• Mejora del proceso de tu empresa. Con el dashboard histórico, podrás obtener informes sobre el rendimiento de los procesos de trabajo para permitir mejoras en el contenido y las funciones de los flujos de trabajo.

¿Querés llevar tu área a otro nivel sin programar? Podemos adecuar la solución a los objetivos de tu empresa y brindarte soporte.

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La entrada Cómo identificar tareas innecesarias de un área – Flokzu se publicó primero en Etixen.

El objetivo de estos consejos será impulsar la productividad de tu equipo a través de herramientas de automatización del flujo de trabajo y gestión de procesos comerciales.

Consejo 1

Establecé tareas y un órden

Puede parecer obvio pero no lo es.  Muchas veces no se sabe qué hacer a continuación o cómo establecer prioridades. Al automatizar el flujo de trabajo, la herramienta generalmente proporciona una lista de “Bandeja de entrada” o “Tareas pendientes” para cada usuario. En esta lista, el miembro del equipo puede ver todas las tareas que le han sido asignadas, su prioridad y algunos datos relevantes sobre ellas. Para concluir, una vez que se realiza una tarea, es posible saltar inmediatamente a la siguiente tarea prioritaria, sin demora, aumentando la eficiencia individual y, por lo tanto, de todo el equipo.

Ejemplo: el equipo de gestión de partners debe hacer un seguimiento de diferentes oportunidades. ¿Estás seguro de que están haciendo un seguimiento de todos ellos? Uno de los problemas, es que tal vez, estén llamando primero a los menos atractivos por desconocimiento y/o comodidad.

Consejo 2 

Pasá las tareas a tus compañeros

Una vez que se realiza una tarea, muchas veces el trabajo (también llamado instancia de proceso ) duerme durante un tiempo antes de pasar a la siguiente persona para que realice la siguiente tarea. Cuando se automatiza el flujo de trabajo, el motor de proceso mueve, automática e inmediatamente, la instancia del proceso a la siguiente persona (s) y la coloca en su lista de Tareas pendientes.

Ejemplo: un proceso de solicitud de compra. Una vez que has revisado y aprobado la solicitud, otra persona debe solicitar cotizaciones a los proveedores. Entonces, ¿cómo comunicás que todo está listo para solicitar las cotizaciones? La forma más simple (antes que correos y llamados que duermen en el proceso) es: si presionaste el botón “Aprobar” y la instancia del proceso pasa a la etapa “Solicitar cotizaciones” directamente se coloca en su Bandeja de entrada.

Consejo 3

Que el negocio fluya y nadie influya

Cuando una persona necesita preguntar “¿qué debo hacer con esto?” o “¿A quién debo enviar esto?” para completar sus tareas, significa que el negocio depende de una/unas personas. Esto incrementa la ineficiencia. Pero sobre todo, convierte a algunas personas en esclavos de su trabajo. Al formalizar los flujos de trabajo, definir lo que se debe hacer, quién lo debe hacer y lo que sigue a continuación en un sistema, esto no pasa. Modelar (Dibujar) el diagrama de flujo de trabajo con una herramienta BPM hará que las tareas se asignen automáticamente sin preguntar y sin intervención mediante reglas.

Ejemplo: tiene un flujo de trabajo de aprobación de seguros. Cuando el solicitante del seguro es mayor de 30 años y el monto es superior a $ 100.000, se debe…. y de esta manera, mediante reglas, se construyen los flujos. La idea es quitar las mismas de la cabeza y formalizarlas en reglas comerciales a través del flujo de trabajo. De modo que cuando haya una solicitud, el flujo de trabajo de aprobación se ejecute sin preguntar a nadie en cada paso, aumentando la productividad de todo el equipo a través de la automatización.

Consejo 4

Eliminá tus cuellos de botella

La mayoría de los procesos tienen cuellos de botella: etapas en las que el flujo de trabajo lleva más tiempo del que realmente se necesita. La dificultad es detectar dónde están y para ello hay que sumergirse en el proceso. Pero para encontrar el cuello de botella, necesitarás realizar un análisis en tiempo real y un análisis histórico. Las herramientas BPM tienen estas funciones y te mostrarán información sobre las instancias del proceso en ejecución, cuánto tiempo han estado esperando en cada etapa del flujo de trabajo. También mostrarán información histórica útil como “en promedio, se necesitan X horas para completar esta etapa”, o “en promedio, el usuario Y completa Z tareas por día”.

Ejemplo: los gerentes se quejan de que el proceso de selección de candidados es lento. Como hay un proceso automatizado, cuando mirás el KPI ( indicador clave de rendimiento), encontrás que el “tiempo promedio para completar el proceso” es de 10 días. Pero al sumergirte en este KPI y descubrís que estos 10 días son la suma de:

• “Analizando la posición”, 1 día de media
• “Contactando candidados”, 2 días en promedio
• “Respuesta de los candidados! , 7 días en promedio

El problema no está en el personal. Este es un caso hipotético a modo de ilustración.

Consejo 5

Decisiones basadas en informes

No tiene sentido crear informes cada vez que necesites tomar una decisión, porque perderás tiempo. O aún peor, cuando no tengas tiempo, tomarás la decisión sin consultar/armar el informe. Los informes deben mostrar información relevante sobre los procesos para poder tomar decisiones. Deben ser accesibles rápida y fácilmente. Deben enviarse periódicamente a quien los necesite.

Ejemplo: Si necesitás ver todos tus clientes potenciales comerciales, agrupados por vendedor y ordenados por monto, necesitás un informe simple para mostrarlo. Con herramientas BPM,  simplemente hacé clic en el enlace del informe. Esto reducirá el tiempo para recopilar la información que necesita, por lo que usted, como responsable de la toma de decisiones, aumentará la productividad a través de la automatización del flujo de trabajo.

Consejo 6

Centralización de información

Una de las peores formas de perder el tiempo es buscando documentos y archivos en tu correo, en el sistema de archivos de tu PC, en tu computadora portátil, en tu WhatsApp, etc. Debés centralizar la información relevante en un solo lugar, con un poderoso motor de búsqueda de texto para recuperarlo inmediatamente. Una herramienta BPM cloud permitirá construir este buscador y las funciones de gestión de documentos te permitirán identificar las diferentes versiones de cualquier documento de forma rápida y precisa.

Consejo 7

Escribir manualmente la información

No solo lleva tiempo, sino que también es muy propenso a errores, que tardan aún más en descubrirse. Debés integrar tus aplicaciones para intercambiar datos relevantes. Existen estándares como los servicios web y las aplicaciones IFTTT en la nube (“If This Then That”), o incluso RPA (“Robot Process Automation”), que facilitan mucho estas integraciones.

Ejemplo: intercambio de datos con un CRM o formulario web.

Consejo 8

Tiempos inactivos

Tu productividad también aumenta cuando aprovechás los tiempos de inactividad y los hacés útiles. Cuando viajás, o en un Uber, o esperando en la sala de un médico de rutina, tu celular te permite trabajar en instancias del proceso, completando más tareas ese día, aumentando así la productividad.

Ejemplo: tenés decenas de solicitudes para aprobar. Ninguna de ellos lleva mucho tiempo y no es muy complejo, pero hay muchos. Los 30 ′ de un trayecto es un espacio ideal para completarlos desde tu teléfono móvil.

Consejo: Plus

Pensar el proceso de la mano de expertos facilita la creación del mismo. Es un camino que puede transitar acompañado de un partner certificado.

Ejemplo: en Etixen ofrecemos las licencias en pesos y soporte técnico remoto.

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[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text]La experiencia de crecimiento de tu negocio puede ser muy satisfactoria, y a la vez traerte varios dolores de cabeza.

Los mismos valen la pena, pero también es posible evitarlos estando preparado. Podrás preguntarte ¿Qué puede salir mal? ¿Por qué crecer sería un problema? Y ahí está el punto.

Crecer no es el problema, simplemente es un desafío que hay que afrontar preparados y tener delimitados los procesos para evitar el descontrol y los subsiguientes problemas.

Pongamos un ejemplo.

Dos colegas con amplia experiencia en el rubro de seguros (como podría ser otro) deciden unirse para complementar sus habilidades. Poco a poco la empresa comienza a funcionar: los reportes son alentadores, trabajan con nuevos colaboradores codo a codo para brindar el mejor servicio y tienen muchas oportunidades en puerta. Deciden expandir su empresa a una nueva ciudad.

Uno de ellos, viaja e intenta formar un nuevo equipo a la vez que intenta vender los servicios.

Los dolores del crecimiento

A las pocas semanas, ambos se dan cuenta que no está funcionando. Quien viajó no logra vender, crear el negocio, reclutar personas y a la vez capacitarlas. Quien quedó en la ciudad de origen no logra mantener el equipo a flote sin ayuda, los clientes comienzan a sentir la ausencia de quien llevaba la relación con ellos y la calidad del servicio disminuyó. ¿Son todos problemas? ¿Es irremediable? ¡Un rotundo no!

Siguientes pasos con BPM Cloud

Lo primero es identificar los dolores que ambos tenían y que puede tener casi cualquier empresa en expansión. Comencemos:

• Construir el equipo: de forma eficaz y eficiente.
• Aumentar las ventas: para alimentar una empresa más grande.
• Calidad del Servicio: garantizar homogeneidad.

Una plataforma de BPM en la nube puede ayudar.

¿Cómo puede ayudar una BPM Cloud?

Construir el equipo: 

Es posible crear un proceso formal y automatizado que permita:

• Reclutar personas con efectividad. Una compañía en crecimiento debe contratar a las personas correctas. Mientras más tareas sean automatizadas en el proceso de reclutamiento (como asegurar que el aplicante adjunte toda la información necesaria, coordinar las entrevistas, notificar la resolución, etc.), los evaluadores tendrán más tiempo para focalizarse en elegir a la persona correcta.
• Evaluación del clima y pensamientos del equipo. Si, así sin más. De esta forma, los riesgos de disconformidad serán detectados a tiempo para ser corregidos. El equipo debe estar comprometido y para ello es preciso un proceso formal de evaluación, que se inicie automatica y periodicamente.
• Asegurar un entrenamiento completo.  Un proceso formal de inducción asegura que cada nuevo colaborador se incorpora a su puesto de trabajo en las mejores condiciones.

Aumentar las ventas:

• Perder ventas por falta de seguimiento es muy común. Cuando el proceso no está automatizado, el mismo requiere muchísimo labor y tiempo que muchas veces es dedicado a tareas urgentes. El propósito es no perder ventas por gestionarlas mediante emails o no realizar el seguimiento adecuado. Se debe contar con un proceso de detección de oportunidades y monitoreo, con alertas y temporizadores.
• Configurar y adaptar el proceso a cada tipo de negocio. El mismo debe contemplar todas las particularidades de la oferta.  Por ello, es necesario tener la posibilidad de modelar el proceso.
• Centralizar todo lo relacionado a clientes potenciales y clientes en un solo lugar. Facilitando el trabajo del equipo comercial.

Calidad del servicio: 

Mantener un nivel de servicio homogéneo es vital para tener un crecimiento sustentable en el tiempo.

• Se debe asegurar que todos los equipos y colaboradores realicen los mismos pasos y sigan los mismos procesos como parte del servicio a prestar. Por ello, un proceso formal de prestación del servicio es clave. No puede ser dejado al libre albedrío de la persona que presta el servicio.
• Al haber nuevos colaboradores sumándose al equipo, es esencial que puedan rápidamente ponerse a trabajar de acuerdo al proceso definido (y visible), no afectando la calidad de servicio. El proceso debe ser simple de entender y repetir.

Podemos agendar una demo para mostrarte cualquiera de estos procesos.

¿Y ahora qué?

Si tu negocio está en el proceso de crecimiento, evitá dolores de cabeza. Gran parte de ellos se deben a no tener procesos formales y automatizados. Además, los procesos formales también permiten preservar el know-how y replicarlo en todos los equipos y locaciones de la organización.

Hace algunos años, solo grandes empresas podían acceder a la gestión de procesos (BPM) con excelentes soluciones. Actualmente, las suite BPM cloud como Flokzu, permiten hacerlo sin programar y formalizando los procesos en el corto plazo.

En Etixen no solo podemos ayudarte a configurar tus procesos con especialistas certificados, sino que te ofrecemos también una demostración sin costo tomando de ejemplo uno de tus procesos a automatizar. La demo es sin compromiso.

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El papel protagónico de los líderes de RR.HH en la actualidad

Atraer y retener talento nunca fue tan complicado. Se ha convertido no solo en una tarea para la cual se necesitan profesionales capacitados, si no que es la clave del éxito de las organizaciones. Un gran lider que pueda atraer y (sobre todo) retener talentos en un entorno tan competitivo, tiene un papel protagónico. (Y un sin fin de presiones). ¿Por qué? A menudo no tienen las herramientas, los recursos y el presupuesto para hacer su trabajo y maximizar sus resultados. Empoderarlos es una necesidad, para que de forma autónoma, sin intervención directa de TI, creen las aplicaciones que necesitan para atraer y retener el mejor talento para su organización.

3,2,1 Repeat! 

El líder y el equipo de Recursos Humanos hacen todo lo posible y logran contratar a la persona ideal para el puesto requerido. Luego de competir con otras empresas, se llega a un acuerdo con el nuevo miembro del equipo. Pero, ¿Cuántos formularios suele llevar el proceso? ¿Por dónde se envían los mismos… Whatsapp, papel, miles de portales? ¿Cuánto trabajo manual se debe hacer? Y EL PROCESO NO TERMINA AHÍ.

Una vez el candidato se incorpora a la empresa, comienzan sus solicitudes. Al ser nuevo en la empresa, querrá capacitaciones en herramientas, una nueva cuenta, enviará el informe de sus gastos para el reembolso, entre otras cosas. Estas solicitudes suelen hacerse mediante una infinita cantidad de correos electrónicos por empleado, que deben procesarse y resolverse manualmente.

El equipo de RR.HH termina su jornada cansado y sabiendo que este proceso podría mejorar y que su reputación en la empresa también mejoraría ya que los empleados suelen asociar estos problemas y demoras a una falta de organización o capacidad.

Hace su solicitud a IT. Desea un software para automatizar tareas y centralizar información. Es el pedido número 55.

Su principal desafío: la falta de autonomía

¿Alguna vez te pasó, realizar una tarea a la perfección pero depender de otro para terminar de ejecutarla? ¿Y saber que un proceso podría mejorarse para no repetir la tarea una y otra vez? Cada departamento tiene sus tareas, sus tiempos y su foco en lo realmente importante para el área. Dado que el departamento de TI suele estar ocupado con una gran carga de trabajo y otras prioridades, el departamento de recursos humanos se queda atrás.

Empoderar a los líderes de RR.HH brindándoles autonomía para que mejoren sustancialmente la gestión de su departamento y su imagen.

Herramientas low-code para su autonomía

¿A qué nos referimos con herramientas low-code? son las que permiten la construcción de aplicaciones completas sin programación ni conocimientos informáticos o configuraciones complejas. No hace falta ser un experto en IT para utilizarlas, solamente fijar objetivos. Existen aplicaciones low-code que permiten definir flujos de trabajo y centralizar la información, una de ellas es Flokzu. En los últimos años, las organizaciones se han volcado fuertemente a incorporar este tipo de tecnología para acelerar sus procesos de transformación digital.

¿Cómo funcionaría para los líderes de RR.HH? 

Simple. Pueden definir para cada proceso de RR.HH. el formulario asociado, con los campos que contendrán la información relevante. También:

• Definir el proceso por etapas visibles, mediante su representación gráfica (dibujo)
• Definir a los participantes del proceso (personas o roles), que deben completar las tareas.

Una vez definido, el proceso estará listo y disponible para los usuarios. Sin programación.

En Flokzu, este proceso es repetible y optimizable. Los resultados tienen métricas claras para su medición y siempre se puede estar en constante mejora. Estas aplicaciones redujeron un 50% la cantidad de hs empleadas en la creación y gestión de procesos automatizados.

En definitiva, brindarles herramientas que puedan utilizar con sus conocimientos actuales, sin depender de nadie, los empoderará y dará autonomía. Les permitirán digitalizar sus procesos y flujos de trabajo de forma autónoma, mejorar el departamento de RR.HH y cumplir grandes objetivos.

No hay mejor forma de comprender qué resultados obtendrías en tu empresa que viendo la ejecución de un proceso de trabajo, por ello, en Etixen podemos brindarte una demo gratuita junto a nuestros expertos certificados para la configuración de la plataforma.¿Qué necesitamos? Que nos escribas indicándonos qué proceso te gustaría mejorar.

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