[vc_row][vc_column][vc_column_text]Impulsar la productividad a través de la automatización del flujo de trabajo es mucho más que una simple idea de moda. Es una forma de reducir las tareas que no agregan valor y utilizar su recurso más escaso, el tiempo, de una manera mucho mejor.

El objetivo de estos consejos será impulsar la productividad de tu equipo a través de herramientas de automatización del flujo de trabajo y gestión de procesos comerciales.

Consejo 1

Establecé tareas y un órden

Puede parecer obvio pero no lo es.  Muchas veces no se sabe qué hacer a continuación o cómo establecer prioridades. Al automatizar el flujo de trabajo, la herramienta generalmente proporciona una lista de “Bandeja de entrada” o “Tareas pendientes” para cada usuario. En esta lista, el miembro del equipo puede ver todas las tareas que le han sido asignadas, su prioridad y algunos datos relevantes sobre ellas. Para concluir, una vez que se realiza una tarea, es posible saltar inmediatamente a la siguiente tarea prioritaria, sin demora, aumentando la eficiencia individual y, por lo tanto, de todo el equipo.

Ejemplo: el equipo de gestión de partners debe hacer un seguimiento de diferentes oportunidades. ¿Estás seguro de que están haciendo un seguimiento de todos ellos? Uno de los problemas, es que tal vez, estén llamando primero a los menos atractivos por desconocimiento y/o comodidad.

Consejo 2 

Pasá las tareas a tus compañeros

Una vez que se realiza una tarea, muchas veces el trabajo (también llamado instancia de proceso ) duerme durante un tiempo antes de pasar a la siguiente persona para que realice la siguiente tarea. Cuando se automatiza el flujo de trabajo, el motor de proceso mueve, automática e inmediatamente, la instancia del proceso a la siguiente persona (s) y la coloca en su lista de Tareas pendientes.

Ejemplo: un proceso de solicitud de compra. Una vez que has revisado y aprobado la solicitud, otra persona debe solicitar cotizaciones a los proveedores. Entonces, ¿cómo comunicás que todo está listo para solicitar las cotizaciones? La forma más simple (antes que correos y llamados que duermen en el proceso) es: si presionaste el botón “Aprobar” y la instancia del proceso pasa a la etapa “Solicitar cotizaciones” directamente se coloca en su Bandeja de entrada.

Consejo 3

Que el negocio fluya y nadie influya

Cuando una persona necesita preguntar “¿qué debo hacer con esto?” o “¿A quién debo enviar esto?” para completar sus tareas, significa que el negocio depende de una/unas personas. Esto incrementa la ineficiencia. Pero sobre todo, convierte a algunas personas en esclavos de su trabajo. Al formalizar los flujos de trabajo, definir lo que se debe hacer, quién lo debe hacer y lo que sigue a continuación en un sistema, esto no pasa. Modelar (Dibujar) el diagrama de flujo de trabajo con una herramienta BPM hará que las tareas se asignen automáticamente sin preguntar y sin intervención mediante reglas.

Ejemplo: tiene un flujo de trabajo de aprobación de seguros. Cuando el solicitante del seguro es mayor de 30 años y el monto es superior a $ 100.000, se debe…. y de esta manera, mediante reglas, se construyen los flujos. La idea es quitar las mismas de la cabeza y formalizarlas en reglas comerciales a través del flujo de trabajo. De modo que cuando haya una solicitud, el flujo de trabajo de aprobación se ejecute sin preguntar a nadie en cada paso, aumentando la productividad de todo el equipo a través de la automatización.

Consejo 4

Eliminá tus cuellos de botella

La mayoría de los procesos tienen cuellos de botella: etapas en las que el flujo de trabajo lleva más tiempo del que realmente se necesita. La dificultad es detectar dónde están y para ello hay que sumergirse en el proceso. Pero para encontrar el cuello de botella, necesitarás realizar un análisis en tiempo real y un análisis histórico. Las herramientas BPM tienen estas funciones y te mostrarán información sobre las instancias del proceso en ejecución, cuánto tiempo han estado esperando en cada etapa del flujo de trabajo. También mostrarán información histórica útil como “en promedio, se necesitan X horas para completar esta etapa”, o “en promedio, el usuario Y completa Z tareas por día”.

Ejemplo: los gerentes se quejan de que el proceso de selección de candidados es lento. Como hay un proceso automatizado, cuando mirás el KPI ( indicador clave de rendimiento), encontrás que el “tiempo promedio para completar el proceso” es de 10 días. Pero al sumergirte en este KPI y descubrís que estos 10 días son la suma de:

• “Analizando la posición”, 1 día de media
• “Contactando candidados”, 2 días en promedio
• “Respuesta de los candidados! , 7 días en promedio

El problema no está en el personal. Este es un caso hipotético a modo de ilustración.

Consejo 5

Decisiones basadas en informes

No tiene sentido crear informes cada vez que necesites tomar una decisión, porque perderás tiempo. O aún peor, cuando no tengas tiempo, tomarás la decisión sin consultar/armar el informe. Los informes deben mostrar información relevante sobre los procesos para poder tomar decisiones. Deben ser accesibles rápida y fácilmente. Deben enviarse periódicamente a quien los necesite.

Ejemplo: Si necesitás ver todos tus clientes potenciales comerciales, agrupados por vendedor y ordenados por monto, necesitás un informe simple para mostrarlo. Con herramientas BPM,  simplemente hacé clic en el enlace del informe. Esto reducirá el tiempo para recopilar la información que necesita, por lo que usted, como responsable de la toma de decisiones, aumentará la productividad a través de la automatización del flujo de trabajo.

Consejo 6

Centralización de información

Una de las peores formas de perder el tiempo es buscando documentos y archivos en tu correo, en el sistema de archivos de tu PC, en tu computadora portátil, en tu WhatsApp, etc. Debés centralizar la información relevante en un solo lugar, con un poderoso motor de búsqueda de texto para recuperarlo inmediatamente. Una herramienta BPM cloud permitirá construir este buscador y las funciones de gestión de documentos te permitirán identificar las diferentes versiones de cualquier documento de forma rápida y precisa.

Consejo 7

Escribir manualmente la información

No solo lleva tiempo, sino que también es muy propenso a errores, que tardan aún más en descubrirse. Debés integrar tus aplicaciones para intercambiar datos relevantes. Existen estándares como los servicios web y las aplicaciones IFTTT en la nube (“If This Then That”), o incluso RPA (“Robot Process Automation”), que facilitan mucho estas integraciones.

Ejemplo: intercambio de datos con un CRM o formulario web.

Consejo 8

Tiempos inactivos

Tu productividad también aumenta cuando aprovechás los tiempos de inactividad y los hacés útiles. Cuando viajás, o en un Uber, o esperando en la sala de un médico de rutina, tu celular te permite trabajar en instancias del proceso, completando más tareas ese día, aumentando así la productividad.

Ejemplo: tenés decenas de solicitudes para aprobar. Ninguna de ellos lleva mucho tiempo y no es muy complejo, pero hay muchos. Los 30 ′ de un trayecto es un espacio ideal para completarlos desde tu teléfono móvil.

Consejo: Plus

Pensar el proceso de la mano de expertos facilita la creación del mismo. Es un camino que puede transitar acompañado de un partner certificado.

Ejemplo: en Etixen ofrecemos las licencias en pesos y soporte técnico remoto.

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