La medición es uno de los pasos más importantes para implementar mejoras en un proceso empresarial. Una vez que el mismo está definido y es utilizado, llega la hora de optimizarlo.

Antes que nada ¿A qué nos referimos con tener tus procesos de trabajo en la nube? En este caso vamos a hablar de plasmar los pasos necesarios y su secuencia lógica (Incluyendo personas involucradas, tiempos, tareas, entre otros) en un software cloud, para que el mismo pueda empezar a automatizarse.

¿Por qué es importante? Ayuda a que proveedores, trabajadores y clientes entiendan cómo se maneja la empresa y cuáles son los pasos a seguir para cada acción (Compras, solicitudes, creación de nuevos productos). El flujo de trabajo los guía sin que ellos lo noten por las instancias del proceso.

Además, ahorra tiempo valioso. Las personas pueden estar concentradas en las tareas de su área que no pueden ser realizadas automáticamente.

Para definir flujos, en Etixen recomendamos Flokzu, solución BPM cloud.

Teniendo el proceso implementado, volvamos a la etapa de MEDICIÓN.

¿Qué tipo de informes pueden ayudar a medir y optimizar los procesos?

Al automatizar tus procesos comerciales en Flokzu, podés recopilar datos y analizar la ejecución de tus procesos desde la sección “Métricas e informes” (Solo visible para los roles de Administrador, Analista comercial y aquellos usuarios que tienen permiso para ver esta sección).

Además de las métricas y los informes en tiempo real y los informes históricos (BI – Business Intelligence) , también es posible crear informes personalizados. Los informes personalizados son excelentes herramientas de optimización, ya que se adaptan a los KPIs necesarios de tu negocio y te brindan la información justa. En base a los mismos, sabrás qué mejorar.

¿Qué secciones tendrá un informe personalizado?

• Nombre del informe: campo obligatorio que identifica el informe (aunque no tiene por qué ser único). BUENA PRÁCTICA: definir un nombre corto y significativo (por ejemplo, “Compras en curso”).
• Descripción: campo opcional donde se puede proporcionar más información sobre el informe (por ejemplo: “Informe de compras en curso actualmente”).
• Filtrado de datos: sección que permite definir filtros y criterios para determinar qué tipo de datos se incluirán en el informe. Las condiciones establecidas serán de aplicación al momento de obtener los datos.
• Diseño de informes: sección que te permite definir los elementos de tus informes y cómo se van a mostrar.

Los informes personalizados son totalmente editables, se puede modificar tanto la pestaña Filtrado de datos como la pestaña Diseño de informe en cualquier momento.

Informe personalizado

Sobre los permisos

Esta sección es muy importante ya que permite compartir el informe con otros usuarios de la organización. Si deseás que un usuario o función que no sea Administrador o Analista comercial vea el informe, debés incluirlo aquí. Tené en cuenta que solo podrán acceder a la salida del informe en Flokzu y descargarlo a Excel, no podrán modificar su configuración.

Entonces ¿Por qué son útiles los informes personalizados?

Permiten una concordancia exacta con los KPIs que la empresa quiere evaluar y mejorar, siendo de más fácil y rápido acceso. En un solo lugar se puede realizar el análisis de mejoras.

Además, no se pierde tiempo navegando entre métricas irrelevantes para el negocio. Son reportes concisos que reflejan los procesos de la empresa.

¿Querés definirlos y automatizarlos en tu empresa? En Etixen somos partners oficiales certificados y contamos con especialistas en la solución que pueden ayudarte. ¡Escribinos!