Desde 2020, a raíz de los cambios por la pandemia, las aplicaciones de chat para consumidores experimentan un crecimiento masivo en su uso para las empresas. Un gran ejemplo es Whatsapp ya que se destaca con una base de usuarios en crecimiento de casi 5 mil millones de usuarios activos.
Sin embargo, hay que ponerse a pensar ¿Es seguro usar aplicaciones de chat para consumidores y no conllevan un riesgo de seguridad? ¿Tienen todas las funcionalidades necesarias? ¿Favorecen la colaboración? En este caso, WhatsApp está diseñado para uso del consumidor y, cuando se trata de uso comercial, carece de funcionalidades significativas.
Elegir una aplicación para la comunicación interna es muy importante y debe adaptarse a la empresa. ¿Por qué? De los procesos internos surgen los buenos negocios, la satisfacción de los clientes y el buen clima laboral. Facilitar a los colaboradores soluciones óptimas favorecerá a que realicen su trabajo en menor tiempo y más comunicados (por lo que con más coherencia entre sí).
Entonces ¿Qué hay que tener en cuenta a la hora de elegir?
Controles administrativos
El administrador debe ayudar a implementar políticas y agilizar los procesos internos. Por eso, las soluciones deben facilitarle un panel de administración. Donde puede administrar usuarios, configurar el acceso a cada módulo, administrar integraciones, rastrear y descargar informes de la organización, personalizar el dominio y el correo electrónico, ajustar las políticas de la organización, editar la información del perfil, entre otras.
Las aplicaciones de chat tienen capacidades de administración muy básicas: restringir mensajes en un grupo, agregar y eliminar miembros y mantener la descripción de la empresa.
Privacidad y seguridad de los datos
El aspecto de seguridad encabeza la lista de verificación cuando se trata de buscar cualquier herramienta o software para el lugar de trabajo.
Un buen ejemplo de aplicación empresarial es Zoho Cliq, el mismo cuenta con funcionalidades tales como el cifrado SSL, que te permite rastrear y administrar cómo las herramientas internas y de terceros acceden a tus datos.
Además, con características como autenticación de dos factores, cifrado de datos en tránsito y en reposo, cumplimiento de GDPR y chat secreto (chat con su historial desactivado), Cliq protege los datos de la organización de posibles pérdidas y ataques.
Otra de las aplicaciones empresariales seguras por excelencia es Google Chat, donde los datos están encriptados en tránsito y en reposo.
¿Cuál es la diferencia con aplicaciones de chat? Muchas de ellas tienen cifrado de extremo a extremo. Sin embargo, no son seguros una vez descifrados en su dispositivo.
Colaboración en el lugar de trabajo
Cuando su empresa trabaja remoto, la comunicación es aún más esencial. La herramienta que utilicen no solo debe conectarlos, si no mejorar la colaboración en equipo y organizarla.
En las aplicaciones de chat para consumidores, por más que estén conectados, no es de manera organizada. Todas sus conversaciones se enumeran en una sola vista, lo que dificulta el acceso y hace que la colaboración sea más difícil de estructurar. Además, cualquier empleado suele poder crear un grupo sin el conocimiento de su administrador.
En este caso, las herramientas empresariales como Zoho Cliq o Google Chat, admiten canales/salas por tema/nivel, videoconferencias, transmisiones, uso compartido de pantalla, búsqueda de mensajes, intercambio de archivos. También, garantiza que no se pierdan las pequeñas cosas de trabajar desde una oficina, como ver quién está disponible para hablar y realizar videoconferencias con gran cantidad de usuarios. (Dependiendo las versiones)
Capacidad de gestión de proyectos
La herramienta del lugar de trabajo debe respaldar una gestión de proyectos eficiente, desde la planificación del mismo hasta la ejecución y el seguimiento de los resultados. Además, debe mantener a todos sus empleados actualizados del estado y alineados con el equipo.
Con la gestión de tareas y documentos de Google Chat esto es posible. En Zoho Cliq, se permiten integraciones con aplicaciones tanto de Zoho como de terceros para gestionar proyectos.
Mayor productividad
La herramienta elegida debe ayudar a mejorar la productividad individual y también permitir agregar más funcionalidades para aumentarla. En las aplicaciones empresariales mencionadas, esas características son los recordatorios/tareas que permiten crear. Se pueden configurar y asignar recordatorios para uno mismo y compañeros de trabajo. También, gracias a su integración con Calendario, pueden programarse eventos y recordatorios a los mismos, sincronizando tu actividad con la del equipo o personas externas.
A la hora de agregar funcionalidades, pueden incorporarse Bots de otras aplicaciones para tener acceso rápido a datos y automatizar actividades de rutina.
Comunicación empresarial y personal separada
Cuando utiliza una aplicación de chat para consumidores como WhatsApp para comunicaciones comerciales y personales, la persona es más vulnerable a las distracciones y las malas comunicaciones. En WhatsApp , puede alternar entre conversaciones laborales y personales con un solo clic, lo que aumenta el riesgo de distraerse e incluso enviar por error un mensaje personal a un chat empresarial, o viceversa.
En cambio, al contar con una aplicación exclusivamente empresarial, los límites están claros y permiten adecuarse al contexto,
Conclusión
En el mercado hay infinidad de aplicaciones empresariales para la comunicación interna (Algunas también permiten la comunicación externa). Las mismas deben adaptarse a los procesos de la empresa y lo que la misma desea. En Etixen recomendamos Google Chat (Incluido en la suite de colaboración de Google) ya que cuenta con diversas aplicaciones interconectadas para la colaboración profesional, incluso correo corporativo. También, recomendamos Zoho Cliq, aplicación empresarial que se conecta con la suite de Zoho perfectamente, para tener todo el negocio en un solo lugar. La elección entre las mismas dependerá de las funcionalidades requeridas por la empresa y el entorno de trabajo actual. ¿Querés conocer más? Escribinos
