El año 2020, aceleró el proceso de cambio en la modalidad de firma de documentos. Un cambio que para empresas de rápido crecimiento ya se venía notando.

La firma presencial puede resultar un proceso engorroso de administrar. Siendo que aumenta los tiempos de firma y disminuye la productividad. Por ello, actualmente gran parte de documentos se firman online y muchas de las empresas debieron adecuarse.

Para que el proceso no se dificulte por el medio a ejecutarlo, con una única aplicación de firma electrónica, las empresas pueden firmar, enviar y administrar sus documentos desde cualquier lugar. Además, es legalmente válido para la mayoría de los documentos comerciales en todo el mundo.

¿Sabías que…? La mayoría de los servicios de firma electrónica ofrecen aplicaciones móviles que se sincronizan entre dispositivos para que las empresas puedan estar al tanto de sus documentos comerciales

¿Qué debe tener una aplicación de firma electrónica para ser eficiente?

Nuestras recomendaciones

• Órden de firma: muchos documentos deben ser firmados por más de una persona y requieren un proceso de firma definido. Al contar con esta funcionalidad, no es necesario enviar el documento a firmar en diferentes oportunidades a las personas, sino, que la herramienta realiza el proceso indicado.
• Autenticación del firmante por correo electrónico, teléfono, entre otros: metodologías de seguridad adicionales. Un código de ingreso al documento que puede ser enviado por el medio más cómodo para el firmante.
• Importación de documentos desde aplicaciones en la nube: Google Drive, Onedrive, Zoho Workdrive.
• Aplicaciones para dispositivos móviles: al contar con aplicaciones, no es necesario que el equipo se encuentre en la oficina y disponga de una computadora. Siempre podrá seguir los procesos de firma desde el celular.
• Legalidad.
• Seguridad (cifrado AES, MFA).
• Asistencia técnica: un equipo de trabajo no puede frenar su trabajo por problemas técnicos, por eso es importante contar con especialistas para dar soluciones rápidas y certeras.
• Personalización de plantillas: para crear una coherencia de marca, todos los documentos deben poder personalizarse.
• API y webhooks
• Tecnología Blockchain: de esta forma se evita la modificación de los datos de forma retroactiva y se deja constancia de la transacción. Blockchain y firma digital ¿Por qué utilizarlo?

Proceso de firma

¿Qué aplicación recomendamos?

Interfaz simple
Zoho Sign está diseñado para todos los usuarios y equipos de trabajo de una empresa, incluso los que no son expertos en tecnología. La interfaz de usuario y experiencia son sencillas, sin demasiada curva de aprendizaje.

Seguro y legalmente válido
Zoho Sign trabaja en la PKI (infraestructura de clave pública) para proporcionar los más altos estándares de seguridad para sus documentos confidenciales. Los datos están protegidos con cifrado AES-256 en reposo y SSL / TLS en tránsito. La aplicación también cumple con las leyes de firma electrónica populares en todo el mundo, incluidas la Ley ESIGN, eIDAS, UETA, PIPEDA, ITA-2000 y más.

Integraciones y flujos de trabajo
Una aplicación de firma electrónica que funciona de la mano con otras aplicaciones. Los usuarios pueden firmar documentos desde más de 40 aplicaciones populares de Zoho y de terceros. La aplicación también ofrece diferentes tipos de opciones de configuración de flujo de trabajo:

• Sin código: Zoho Flow, Qntrl, Zapier, Integromat, Formstack Documents
• Código bajo: secuencias de comandos DRI de Zoho Creator / Deluge
• Pro-code: API REST y SDK

Sellado de tiempo de blockchain
Marcas de tiempo basadas en Ethereum para una medida adicional de verificación de documentos. De esta manera se establece públicamente la responsabilidad del firmante y sirve como un registro inmutable de integridad y no repudio del documento.

Implementar la solución también es simple. Contamos con especialistas en Zoho que pueden configurarla a la medida de tu empresa y sus requerimientos ¡Escribinos!