[vc_row][vc_column][vc_column_text]Uno de los mayores desafíos del trabajo remoto es la firma de contratos y documentos.
Ya no es tan simple coordinar un lugar, fecha y hora para la firma. Por ello, junto a todo lo que revolucionaron estos años, trajeron como resultado el incremento del uso de aplicaciones seguras para la firma de contratos. Estas cumplen con requisitos similares a los de una firma certificada.
¿Cuáles son las ventajas de estas aplicaciones?
Ahorran tiempo, son seguras y permiten no esperar para cerrar un contrato (Puede hacerse desde cualquier lugar).
En Etixen utilizamos y recomendamos Zoho Sign ¿Por qué?
Casos de uso
Contrataciones de personal
Con el trabajo híbrido y a distancia siendo cada vez más común, es importante contar con herramientas que permitan gestionar el proceso de reclutamiento y selección de principio a fin. Pongamos un ejemplo, una agencia de marketing, contrata un nuevo diseñador, pero el mismo, no puede acercarse a firmar el contrato. Podemos imaginarnos este caso tanto en una empresa multinacional como en una pyme, ya que ha crecido la contratación de empleados fuera de la cercanía de la empresa. Incluso, hay organizaciones que no cuentan con oficina física. Los gastos y tiempos perdidos en correos pueden variar y retrasar el proceso. ¿Qué hacer para resolverlo?
Una gran opción es tener plantillas previamente diseñadas en la herramienta con espacios para campos requeridos: Fecha, nombre completo y firma.
La solución te dará a elegir a quién enviar el documento, en qué órden y si querés que esté protegido con un código de autenticación. Además, podrás elegir cada cuántos días querés enviar un recordatorio de firma.
Luego, al abrir el documento con Zoho Sign los incluiremos como se muestra en el ejemplo:
¡Listo! Ya está todo listo para enviar. Enviar contratos a tus candidatos es muy simple. Inclusive puede automatizar el envío para hacerlo aún más rápido.
Tratos de ventas
Luego de superar el proceso de captación de leads y gestión de ventas (Que puede realizarse mediante Zoho Campaigns y Zoho CRM) llega un momento crítico para la empresa: cerrar el trato y firmar el contrato. Continuando con el ejemplo, a la agencia le ha pasado que luego reclaman servicios que no contrataron, por lo que no pueden arriesgarse a no tener un registro.
Subiendo un archivo desde la computadora o utilizando una plantilla, es posible cargar el contrato y enviarlo (De la misma manera que en el caso anterior).
Tips para ventas:
Integrando Zoho Sign con Zoho CRM, tu productividad incrementa sin dudarlo. ¿Por qué? Cargando los campos en tus plantillas, los mismos pueden autocompletarse con los datos del cliente de Zoho CRM. Además, podés guardar los documentos firmados en la oportunidad.
Podés conocer más en nuestro tutorial
Ventajas de Zoho Sign
- Se integra con tus demás aplicaciones: Podés enviar documentos para ser firmados desde Dropbox, Google Drive, Office 365 o Zoho WorkDrive. Además podrás firmar documentos directamente desde tu correo electrónico, como Gmail, Outlook y Zoho Mail.
- Personalización del envío: Zoho Sign te permite definir una fecha límite para que los documentos sean firmados y definir el orden en que deben hacerse las firmas. También podés configurar notificaciones para cuando ya se haya firmado el documento y recordatorios para que ninguno de los interesados pase por alto el documento.
- Seguridad de máximo nivel: Zoho Sign cuenta con cifrado de nivel bancario para proteger todos tus documentos, y códigos de autenticación, enviados directamente el correo de los destinatarios. Además, permite auditar todo el proceso de firma para asegurar su legalidad.
¿Tu empresa tiene estos casos u otros? Podemos ayudarte a configurar el proceso en Zoho Sign. Somos Advanced Partners de Zoho y contamos con personal técnico para brindar soporte cada vez que sea necesario. [/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column text_align=”center” width=”1/1″][minti_button link=”https://www.etixen.com/es/contacto/” color=”color-2″ size=”medium”]CONTACTANOS[/minti_button][/vc_column][/vc_row]
