En ocasiones el tiempo que empleamos en nuestro sitio de trabajo podría ser utilizado de una forma más eficiente y, lo peor, es que muchas veces nos damos cuenta de ello pero no sabemos qué hacer al respecto.

Desde las incontables horas que pasamos respondiendo a correos electrónicos hasta el tiempo que invertimos en dar formato a documentos de trabajo y presentaciones, muchas son las horas que dedicamos a actividades que no necesariamente son el punto focal de nuestro trabajo.

Aumenta tu productividad de trabajo con G Suite

No obstante el uso de la tecnología podría ayudarnos a agilizar algunas tareas administrativas, como las posibilidades que ofrecen algunas de las herramientas que Google ofrece con su G Suite. Es por esto que en Tiempo de Negocios queremos presentar algunos consejos que ayudarán aumentar la productividad en el trabajo mediante el uso de algunas de las facilidades que ofrece este popular servicio:

1.- Dar formato a presentaciones

La creación de presentaciones es una actividad fundamental para una gran cantidad de personas, sin importar su cargo o industria en la que se desenvuelva.

Todos sabemos el gran esfuerzo que implica preparar una presentación ejecutiva, desde el proceso de recolección de la información relevante hasta su condensación en unas pocas líneas que puedan sintetizar y puntualizar de forma breve el mensaje que quiere transmitirse.

No obstante, en todo este proceso muchas veces desviamos buena parte de nuestra atención a darle el formato apropiado a estas presentaciones, muchas veces pasando más tiempo en decidir la fuente del texto, buscando una imagen apropiada y luego decidiendo el lugar más idóneo para ubicarla, que el que invertimos en la elaboración del contenido.

Para estos casos, G Suite ofrece una herramientas interesante: Explore in Slides. Esta herramienta es capaz de generar sugerencias de diseño para tu presentación a través de un asistente virtual que puede ser activado dando clic en el botón ubicado en la esquina inferior derecha en cualquier presentación. Explore in Slides podrá hacer sugerencias sobre la ubicación de imágenes y texto, a la vez que las combina con distintas opciones de plantillas preestablecidas para facilitar el proceso de diseño.

Asimismo, la búsqueda de imágenes para insertar se hará más sencilla, en tanto esta herramienta realizará sugerencias basadas en el contenido de nuestra presentación, directamente en el menú de herramientas sin tener que abrir el motor de búsquedas de Google en una ventana aparte. Con estas herramientas Google estima que el tiempo invertido en dar formato se reduzca hasta en un 30%.

2.- Recordar fórmulas y dar formato a hojas de cálculo

Ya sea porque no estás muy familiarizado con el uso de las hojas de cálculo, porque no recuerdas una fórmula en específico, o simplemente porque quieres probar distintos cálculos para decidir la información que incluirás en tu próximo reporte sin tener que pasar por el proceso manual, Explore in Sheets puede ofrecer una valiosa ayuda para descifrar información importante contenida en tus hojas de cálculo.

Además de la posibilidad de dar formato a tablas mediante las sugerencias de G Suite, el recurso más valioso para ahorrar tiempo es la posibilidad de hacer preguntas en lenguaje natural en la ventana de Explore. Desde solicitar información sobre las ventas por un tipo de producto identificado en una de las columnas, hasta hacer gráficos de forma rápida, Explore in Sheets puede ayudar a disminuir el tiempo y facilitar tareas en hojas de cálculo.

De acuerdo con datos internos de Google, apenas 30% de los usuarios corporativos reportan sentirse cómodos manipulando fórmulas dentro de las hojas de cálculo. Esto hace que estas herramientas puedan ayudar a una gran parte de los usuarios.

3.- Hacer documentos con reportes e investigaciones

Desde buscar fuentes de información que nos ayuden a dar solidez a nuestro reporte, hasta recordar cómo se titulaba y en qué carpeta está guardado ese documento que ojeamos y guardamos en algún lugar, hacer un reporte puede ser una tarea bastante compleja y demandante.

Con Explore in Docs, estas tareas pueden simplificarse en gran medida. En el menú de exploración que podrás desplegar a la derecha de tu pantalla, G Suite hará sugerencias de sitios que contienen información relacionada con el contenido de tus documentos, incluyendo pequeños extractos de párrafos relevantes. Asimismo, las sugerencias incluirán imágenes que podrás insertar fácilmente.

Además, Explore in Docs permitirá conseguir esos archivos relacionados con lo que escribes en tu documento, que estén almacenados en Drive, evitando la tarea de recordar la carpeta precisa donde un documento fue almacenado y abrir una ventana aparte para acceder a Drive.

4.- Reducir el tiempo invertido en responder correos electrónicos

De acuerdo con Google, el empleado promedio invierte al menos unas 13 horas a la semana respondiendo a correos electrónicos que recibe. Esto implica que los las personas están casi un tercio del tiempo de trabajo de la semana haciendo frente a lo que recibe en su bandeja de entrada. Tratar de hacer una gestión más eficiente de los emails es entonces una estrategia que puede ahorrar a los trabajadores una cantidad de tiempo valioso.

Con Smart Reply, el Gmail de la G Suite se vale de tecnologías de inteligencia artificial y aprendizaje automático, para gestionar emails ahorrando el tiempo que se invertiría en pensar y escribir una respuesta, al sugerir textos basados en el contenido del correo electrónico recibido.

Smart Reply es capaz de sugerir hasta tres respuestas a emails simples con un lenguaje natural de forma automática, permitiendo además la edición de una respuesta sugerida para posibilitar a los usuarios personalizarlas de acuerdo con su estilo propio. Esta herramienta tomará en cuenta los cambios y sugerencias rechazadas o aceptadas para mejorar la calidad del texto presentado cada vez.

Sabemos que cada segundo ahorrado en la oficina no sólo hace el trabajo más eficiente, permitiendo enfocar tu tiempo en actividades más productivas, sino que aligera la presión sobre tus hombros para cumplir con plazos ajustados. Es por esto que el uso de las herramientas disponibles puede ayudarte a agilizar estos procesos, convirtiéndose en un ahorro de tiempo y quizás mayor generación de dinero.

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