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La mayoría de las empresas, asocian Google Workspace (Ex G Suite) a un correo electrónico. Algunas otras, debido a la pandemia, también lo asocian a Google Meet (Solución que les permitió continuar trabajando). Pero… Google Workspace es mucho más.
Literalmente, es una suite con las soluciones esenciales para reemplazar y/o potenciar una oficina tradicional.
Todas sus aplicaciones son en la nube, seguras y fomentan la colaboración. Debido a esto, es posible trabajar desde cualquier lugar sin preocuparte.
Veamos cómo organizar una oficina con ejemplos:
Tu agenda: Google calendar, Google Tasks y Contactos
Una agenda que va con vos a todos lados. No podés olvidártela (accedés desde cualquier lugar con internet), no perdés hojas y siempre sabrás qué tenías que hacer. Ya no es necesario anotar todo en papel.
Con Google Calendar: organizá tus reuniones de todos los días. También, olvidate de infinitas cadenas de emails para organizar reuniones con tu equipo gracias a los calendarios compartidos. Junto a Google Tasks, agregá tareas al calendario y marcalas como completadas al finalizar.
Con Contactos: siempre llevá con vos los números y correos importantes. Tip: pueden sincronizarse con el celular.
Tu comunicación: Google Chat, Gmail y Google Meet
Basta de llamadas telefónicas o reuniones innecesarias. Mantener una comunicación con tu equipo y con tus clientes es muy importante para que el negocio crezca. Mientras más fluida sea la misma, más productividad tendrás.
Con Gmail: podrás enviar correos, programarlos, adjuntar archivos (entre muchas otras funcionalidades) desde la computadora y desde tu celular.
Con Google Meet: organizá cortas reuniones diarias, cerrá detalles. Además, siempre tendrás la posibilidad de dictar webinars y capacitaciones online que demuestren tu expertise (Obteniendo clientes potenciales).
Con Google Chat: reemplazá la conversación espontánea de oficina. Conversá con tu equipo cuando lo necesites, envía archivos, gif y emojis. También, creá salas por temas/equipos de trabajo para agregar tareas/archivos adjuntos y diferentes hitos por cumplir.
Tu trabajo diario: Presentaciones, Documentos y Hojas de cálculo.
Avanzamos de Excel y herramientas en la computadora a poder trabajar desde cualquier lugar. Las 3 soluciones: presentaciones, documentos y hojas de cálculo tienen características esenciales. Todas pueden editarse en simultáneo, ver el historial de cambios/versiones, agregar comentarios y colaborar en tiempo real.
¿Lo más importante? Tienen una integración nativa con toda la suite. Es posible utilizar elementos de Hojas de Cálculo (Que podrían extraen datos de un formulario de Google Forms), en una sala de chat que migre a una reunión de Meet y no requiere de ningún conocimiento técnico.
Anteriormente, cuando cada persona tenía el archivo en su escritorio, esto no era posible.
Tu armario de documentos: Google Drive
Ya no más archivos sin categorizar, desordenados en infinitas carpetas y donde solo unas pocas personas saben el lugar de cada documento.
Con Google Drive podés gestionar los permisos de acceso, controlar la actividad y ordenar los archivos. Además, a partir de la versión Google Workspace Business Standard, pueden incluirse carpetas compartidas que pertenecen a la organización. Es decir, si un empleado se desvincula de la empresa, los archivos siguen siendo propiedad de la organización.
Google Workspace cuenta con muchas más aplicaciones como Google Sites (Sitio web para tu empresa), Currents (Red social empresarial), CloudSearch (Solución de búsqueda avanzada de archivos), entre otras.
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